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泉州第十一中学档案管理制度

文章来源:点击数:221更新时间:2020-05-19

泉州第十一中学档案管理制度

一、档案及档案管理的重要性。

学校档案是学校在教育教学、党政管理和其他各项活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种形式与载体的文字材料的总和,是反映过去,记录现在,服务未来的一项重要工作。学校档案是国家整个档案的重要组成部分,是学校是国家的宝贵财富。建立学校档案,管理好学校档案,是对教育的历史和未来的负责。档案管理是学校工作的有机组成部分,也是科学管理学校的重要基础。

二、档案管理体制的机构与体制。

1.领导重视。提高我校档案管理工作水平,促进学校管理,是历来校长重视的一件大事。明确档案管理为校常务副校长的职责之一。

2. 具体分工。在副校长的领导下,由行政办公室主任具体负责。配备适应工作,政治可靠,具有相应的档案管理专业知识的兼职人员进行档案管理。制定《泉州第十一中学档案管理分工细目》,统一校内档案的收集,整理(包括分类编号),明确各处室的建立档案与管理档案的职责。

3.人员素质。具体负责档案管理的人员,不仅政治思想素质过硬,在业务知识方面应具备专科以上学历,接受专业岗位培训。认真学习专业文件的具体要求。

4.档案工作必需有自己的工作计划和工作总结。

计划和总结可以做为学校计划、总结的一个重要组成部分,也可单独制订具体的计划与进行总结。

三、档案保管和条件及措施

1.档案库房。学校在行政办公室设立档案专用库房。

2.装具设备。学校购买符合式样,规格标准的档案装具。配备计算机、打印机、扫描仪、复印机等办公设备。

3.保管措施。

⑴分类编号。档案收集后要进行科学的分类编号。我校档案分类编号,采用合乎要求的办法统一进行。

⑵分类存放。档案的存放要有序进行,对装具进行分类摆放,然后依据装具上的标签(目录)对号存放。

⑶定期检查。每年要对学校的档案进行1~2次的全面检查,发现霉变,破损,遗失等现象要及时处理,并形成文字记录。

⑷建立归档、利用等台帐。档案的建立,其目的是为我校在发展过程中,不仅有记录存在,还要使这些记录为今后提供更多更好的经验和教训,少走弯路,提高工作效率,因此建立归档台帐和档案使用台帐是完全必要的。

4.档案的整理与鉴定。学校文件一律整理进柜,无积存零散文件。卷内文件要按顺序排列,页号要规范,目录要清晰完整,无误。封面、目录、卷标等字迹要工整规范。要明确档案的保管期限。

5.档案销毁。对重复或无保存价值的文件材料,要向分管副校长提出销毁手续后,进行销毁,任何人不得随意销毁档案材料。

四、档案管理的规范和年度

(一)归档制度

1.认识档案的重要性。

2.学校制定《泉州第十一中学档案管理分工细目》,既明确了建档归档的类别,也明确了各类材料归档的责任人。

3.学校按学期进行材料归档,每学期结束时,各部门要按照行政办公室(档案室)的要求,做好具体细致的归档工作。

4.归档时各处室要任真审查材料,确保材料的真实性,可靠性和完整性。

5.注重第一手材料的归档工作。

6.材料归档由档案室进行加工整理符合要求,装订成册,统一分类编号后入库。

(二)档案资料借阅和保密制度

1.认识档案资料的作用。

2.认定某一档案的保密等次并由保密等次来确定材料的借阅使用的范围。

3.非档案管理人员,不得随便进入档案室进行查找翻阅档案。

4.档案管理人员要具备一定的政治思想素质,不得擅自将学校的保密档案工作私下传播,因传播、泄密造成不良后果的要负相应的责任。

5.借阅档案材料须向分管副校长或办公室主任申请,由档案管理人员根据领导的批示,做相应的借阅工作,并做好借阅台账的登记工作。

6.借阅档案材料的时间、范围都应有具体规定。

(三)档案工作统计与汇报制

1.档案工作统计便于人们档案管理工作的了解与认识。

2.管理人员要根据自身的工作,做好各方面工作的分类统计。

3.管理人员要每学期做好一次工作统计,并向分管副校长作书面回报。

4.学校分管副校长依据管理人员的工作统计,在学校行政会上向校长作专题汇报。

5.校长和校长办公室把档案工作统计作为制定下学期工作计划的一个重要依据。

(四)档案资源的利用

1.建立各种账册。

2.编写组织沿革

3.编写大事记

4.编写本单位发文汇编

5.建立科学的索检工具

6.采用计算机等现代化的索检手段。